Zo werken bedrijven met SunnyExtract
Begin bij de workflow, niet bij de tool. We beoordelen hoe documenten binnenkomen, welke data ertoe doet, wat er gevalideerd moet worden en waar de output naartoe moet.
SunnyExtract werkt het beste als documentverwerking al een terugkerend operationeel knelpunt is.
Workflow eerst
Waarom de workflow-review voorop staat
Elk bedrijf denkt dat zijn documentproces uniek is. In de praktijk zit het echte probleem bijna altijd op een van vier plekken: hoe documenten binnenkomen (intake), hoe ze worden geclassificeerd, hoe de geëxtraheerde waarden worden gevalideerd en wat er gebeurt als iets niet klopt met de verwachting (uitzonderingen). Weten welke daarvan stuk is — en waarom — is het verschil tussen een workflow die werkt en een die alleen maar overhead oplevert.
SunnyExtract is geen pdf-lezer of OCR-tool. Het haalt niet zomaar tekst uit een document. Het verwerkt documenten als operationele objecten — het classificeert ze, extraheert gestructureerde velden, valideert die tegen regels die voor jouw workflow zijn vastgelegd, stuurt uitzonderingen naar de juiste plek en levert schone, geverifieerde data af waar die nodig is.
Daarom wordt de workflow eerst ontworpen en pas daarna gedraaid. We sluiten geen tool aan om te kijken wat er gebeurt. We beoordelen wat je verwerkt, hoe het binnenkomt, wat eruit moet komen en waar het vandaag misgaat — en dan leggen we de workflow samen vast, voordat er iets wordt gebouwd.
Samenwerkingsvormen
Drie manieren om met SunnyExtract te werken
Afhankelijk van waar je team staat en wat je workflow vraagt, zijn er drie manieren om samen te werken.
API-first toegang
Voor technische teams die al weten wat ze willen extraheren en waar de output naartoe moet.
Besloten workflow-review
Voor bedrijven met terugkerende knelpunten in documentverwerking die de workflow eerst begrepen willen hebben voordat er iets wordt geïmplementeerd.
Dedicated verwerkingslane
Voor workflows met hoge volumes of tijdsdruk die gereserveerde capaciteit, voorrang en een strakker gecontroleerde opzet nodig hebben.
Onboarding
Wat er tijdens de onboarding gebeurt
De onboarding volgt een vaste volgorde. Elke stap moet af zijn voordat de volgende begint.
Voorbeelddocumenten bekijken — we bekijken echte voorbeelden van wat er in je workflow binnenkomt, geen hypothetische documenttypes.
Intake-kanalen in kaart brengen — we stellen vast hoe documenten vandaag binnenkomen: e-mail, upload, API, geautomatiseerde overdracht of anderszins.
Velden en schema vastleggen — we spreken precies af welke waarden geëxtraheerd moeten worden, in welke structuur en met welke datatypes.
Uitzonderingsregels vastleggen — we bepalen welke gevallen niet automatisch door mogen en naar wie ze dan moeten.
Outputformaat vastleggen — we bepalen wat het ontvangende systeem verwacht: JSON, CSV, webhook-payload, directe integratie of anderszins.
Gecontroleerde test draaien — we halen een set echte documenten door de vastgelegde workflow voordat er iets in productie komt.
Operationele opzet bepalen — op basis van volume, gevoeligheid en integratiecomplexiteit spreken we af hoe de workflow gedraaid gaat worden.
Wat we nodig hebben
Wat we van je team nodig hebben
De workflow-review vraagt input van de mensen die het proces draaien. Hoe completer die informatie aan het begin is, hoe sneller de review verloopt.
Voorbeelddocumenten — representatieve voorbeelden van wat de workflow in de praktijk verwerkt.
Het huidige knelpunt — een heldere beschrijving van wat vandaag de meeste tijd kost of de meeste fouten veroorzaakt.
Verwachte output — hoe de data eruit moet zien en waar die na de verwerking naartoe moet.
Maandvolume — een schatting van hoeveel documenten er per maand door de workflow gaan.
Verantwoordelijk contactpersoon — de persoon in je team die eigenaar is van het proces en operationele vragen kan beantwoorden.
Betrokken systemen — de software of platforms die documenten aanleveren of data ontvangen.
Voorbeelden van uitzonderingen — echte gevallen waarin het huidige proces vastloopt, handmatig ingrijpen vraagt of een verkeerde output oplevert.
Grenzen
Wat we niet doen
Duidelijk zijn over wat SunnyExtract niet doet, is net zo belangrijk als beschrijven wat het wel doet.
Grenzen die voor elk traject gelden
- Geen blinde automatisering — elke workflow wordt beoordeeld en vastgelegd voordat hij gedraaid wordt. We halen documenten niet door een ongedifferentieerde pipeline.
- Geen gegarandeerde nauwkeurigheid — outputs worden gevalideerd en uitzonderingen gaan naar menselijke beoordeling, maar we beloven geen specifiek nauwkeurigheidspercentage op documenten die we niet hebben bekeken.
- Geen maatwerkintegratie zonder workflow-review — we sluiten niet aan op je systemen voordat de workflow is beoordeeld en de eisen aan de integratie duidelijk zijn.
- Geen losse OCR-klussen — SunnyExtract is geen conversietool voor losse documenten. Het is gebouwd voor terugkerende operationele workflows.
- Geen vervanging van menselijke goedkeuring — de afhandeling van uitzonderingen en de validatie zijn ontworpen om menselijke besluitvorming te ondersteunen, niet om die te vervangen.
Begin met een workflow-review
Vertel ons welke documenten je verwerkt, waar ze vandaan komen en wat de output moet zijn. We bekijken elke aanvraag en komen terug met een gestructureerde inschatting van of en hoe SunnyExtract jouw workflow kan draaien.
Vraag een besloten workflow-review aan