Twee uur per ochtend, voordat er ook maar één vrachtwagen kon vertrekken
Een douane-expediteur op de importroute vanuit Marokko opende dagelijks met de hand 20 tot 30 cognossementen. De documenten komen nog steeds per e-mail binnen. Niemand downloadt ze nog.
Bekijk de cognossement-extractie achter deze workflowHet probleem
De uitdaging
Elke ochtend kreeg dit kantoor 20 tot 30 cognossementen binnen voor inkomende zendingen, voornamelijk vanuit Marokko. Iemand opende elke e-mail, downloadde de pdf, las de containers, zegels en gewichten af en tikte ze over in het douanesysteem. Twee uur van de dag van het team ging daaraan op voordat er ook maar één vrachtwagen kon vertrekken — en de fouten die ertoe deden waren juist de fouten die niemand opmerkte, want een containernummer dat plausibel oogt is een containernummer dat wordt overgetikt.
De oplossing
De pipeline van SunnyExtract
Er wordt geen pdf meer gedownload. De e-mails van de klanten worden rechtstreeks doorgestuurd naar de pipeline, de engine bepaalt welke bijlage het cognossement is en haalt de vijf velden eruit waar de aangifte van dit kantoor op draait: container- en zegelnummer, geadresseerde, brutogewicht en nettogewicht. Het gestructureerde resultaat komt rechtstreeks terecht in het eigen douanesysteem van het kantoor — dat het kantoor zelf bedient en dat ons team ook heeft gebouwd, dus er is geen exportstap en geen bestand om te verplaatsen. De regel die beslist is concreet: wijkt het brutogewicht op het cognossement 15 kg of meer af van de paklijst, dan stopt het document en wacht het op de douane-expert — één kilo boven die drempel is een afwijking die de container aan de grens stilzet wegens een onjuiste aangifte.
{
"document_type": "bill_of_lading",
"port_of_loading": "Casablanca",
"containers": [
{
"container_id": "MSKU1234565",
"seal_id": "SL-998877",
"gross_weight_kg": 24500.00
}
],
"validation": {
"weight_match_packing_list": true,
"status": "matched_for_declaration"
}
}
Resultaten
Operationele impact
De ronde van twee uur overtikken is nu een controle
De ochtendronde die twee uur overtikken kostte, is nu een controle die het team alleen nog hoeft na te lopen.
De wachttijd is nu een controle, geen hele ochtend
Zodra de cijfers kloppen, dient het kantoor zijn aangifte in vanuit zijn eigen douanesysteem. De vrijgave komt nog steeds van de douane — de vrachtwagen wacht daar nu op, niet op een toetsenbord.
Een afwijking houdt het document tegen
Wijkt een brutogewicht 15 kg of meer af van de paklijst, of staat een containernummer er niet op, dan wordt het document vastgehouden voor de douane-expert. Wat de controle niet ziet, blijft mensenwerk.
Vraag een persoonlijke workflow-review aan
Vertel ons hoe je documentworkflow nu werkt. We beoordelen elke aanvraag handmatig en stemmen de demo af op echte operationele knelpunten.
Vraag een persoonlijke workflow-review aan